【英語で自動返信 ビジネス用】休暇・出張・研修理由別テンプレート

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イギリス🇬🇧＆インドネシア🇮🇩赴任を経験し、オンライン英会話講師をしている、エリです。

【英語で自動返信 ビジネス用】自動返信メールとは？

英語での休暇通知メールは Out of Office Message（OOO） と呼ばれ、不在期間や代替連絡先を自動で返信する仕組みです。
相手に迅速に状況を伝えられるため、ビジネスの信頼関係を保つうえでも重要です。

【英語で自動返信 ビジネス用】休暇（Vacation）

例文①（シンプル）

Thank you for your message.
I am currently on vacation from 10th August to 20th August.
I will reply to your email after my return on 21st August.

（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
8月10日から8月20日まで休暇をいただいております。
21日以降に順次お返事いたします。

例文②（代替連絡先あり）

Thank you for your message.
I am out of the office on vacation until 20th August.
For urgent matters, please contact my colleague John Smith at john.smith@company.com.


（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
8月20日まで休暇で不在にしております。
お急ぎの場合は同僚のジョン・スミス（john.smith@company.com）までご連絡ください。

【英語で自動返信 ビジネス用】出張（Business Trip）

例文①（ビジネス出張）

Thank you for your message.
I am currently away on a business trip until 15th September.
I will respond to your email as soon as possible after my return.

（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
9月15日まで出張中です。
戻り次第、できるだけ早くお返事いたします。

例文②（時差の影響を加味）

I am currently on a business trip overseas and may have limited access to email.
I will reply to your message after returning on 15th September.
For urgent issues, please contact the Tokyo office at +81-3-xxxx-xxxx.


（日本語訳）
現在、海外出張中でメールへのアクセスが限られています。
9月15日以降にお返事いたします。
お急ぎの場合は東京オフィス（+81-3-xxxx-xxxx）までご連絡ください。

【英語で自動返信 ビジネス用】研修（Training）

例文①（社内研修）

Thank you for your email.
I am attending an internal training program from 5th to 7th October.
I will respond to your email upon my return on 8th October.

（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
10月5日〜7日まで社内研修に参加しております。
8日以降にお返事いたします。

例文②（外部研修）

I am currently away from the office to attend a training course and will be back on 8th October.
I appreciate your understanding for any delay in my response.


（日本語訳）
現在、研修コースに参加するため不在にしております。
10月8日に戻りますので、返信が遅れることをご理解いただけますと幸いです。

【英語で自動返信 ビジネス用】病欠（Sick Leave）

例文①（短期の病欠）

Thank you for your message.
I am currently on sick leave and expect to return on 3rd November.
I will respond to your email after my return.


（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
現在、病欠をいただいており、11月3日に復帰予定です。
戻り次第ご連絡いたします。

例文②（長期療養）

I am currently on medical leave until further notice.
For urgent matters, please contact my manager at manager@company.com.

（日本語訳）
現在、療養のため休暇をいただいております（復帰日は未定です）。
お急ぎの場合はマネージャー（manager@company.com）までご連絡ください。

【英語で自動返信 ビジネス用】その他の理由（家庭の事情・祝日など）

例文①（家庭の事情）

Thank you for your email.
I am currently out of the office due to personal reasons and will return on 12th December.
Thank you for your understanding.

（日本語訳）
ご連絡ありがとうございます。
家庭の事情により、12月12日まで不在にしております。
ご理解いただきありがとうございます。

例文②（祝日）

Our office will be closed for the New Year holidays from 30th December to 3rd January.
We will respond to all inquiries after 4th January.

（日本語訳）
当オフィスは年末年始休暇のため、12月30日〜1月3日まで休業いたします。
1月4日以降に順次ご返信いたします。

【英語で自動返信 ビジネス用】コツとNG表現

ビジネスにピッタリ！コツ

ビジネスでは！NG表現

【英語で自動返信 ビジネス用】まとめ

共通して大切なのは、

相手に分かりやすく、かつビジネスらしい配慮を込めて書くことです。
この記事のテンプレートをコピペして、自分の状況に合わせて使ってみてください。

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