【自動不在通知 ビジネス英語】 英会話講師が教える!例文と件名、場面に合わせたテンプレート

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こんにちは!TOEIC 900点、英検準1級を取得し、POLYGLOTS(ポリグロッツ)でオンライン英会話講師をしている、「エリ(@eigodokugaku17)」です!

お休み時期に設定する「自動不在通知」。英語で書くにはどのように言うのかな。

本記事では、英会話のプロが「メールの自動不在通知」を、実際にそのまま使える文章を交えて説明していきます。

エリ

頻繁に使える表現を覚えておくと、使える機会も多くて便利です!

自動不在通知に記載する内容は・・
-連絡をくれたことへの挨拶
-不在にしている期間
-次回、返信のできる日にち
-緊急時の連絡先

こんな人が書いています!

ロンドン駐在2年を経験し、現在は外資系企業にて営業職と、オンライン英会話にて講師をやっています。

留学経験はありませんでしたが、2年間のロンドン駐在でビジネス英語を習得、TOEIC 900点を達成しました。

オンラインで英会話講師で実際に生徒さんからいただく質問や相談をもとに、同じ悩みを抱えている方の役に立ちたいとこのページを始めました。


エリと申します!
目次

不在通知メールとは?

不在通知メールは英語でOut of office メール言い、現在オフィスを離れていて、通常より電子メールへの対応に時間がかかることを送信者にすぐに知らせる自動応答のことです。

エリ

メールを受信すると、すぐに自動応答としてメッセージが送信されます

便利になった世の中、人々はEメールを送るときに、迅速に応答があることを期待します。不在メッセージを設定しておくことで、不在である状況を理解してもらい、不在時の対応を準備することができます

含める内容

書く順番としては・・
  1. 連絡をくれたことへの挨拶
  2. 不在にしている期間
  3. 次回、返信のできる日にち
  4. 緊急時の連絡先

必要に応じては、不在にしている理由などを入れてもいいですが、長文よりも、すっきりとした文章が好まれるので
文章の長さも考えながら入れるのがいいかと思います!

ご連絡ありがとうございます

まずは挨拶、連絡をくれたことへのお礼を伝えましょう

お礼を伝えよう!
  • Hello, thank you very much for your message.
    こんにちは。ご連絡をありがとうございます
  • Thank you for your contact.
    ご連絡をありがとうございます


エリ

“Hello” で始める場合は少しカジュアルになるのでカジュアルな雰囲気を避けたければ”Hello” は入れなくていいでしょう。

現在不在にしています

「現在不在」だよと伝えよう!
  • I am out of the office and unable to check emails until 30th April.
    現在不在で、メールの確認を4/30まですることができません
  • Currently I am away from office until 3rd May.
    現在、5/3までオフィスを不在にしています

次回、返信のできる日にち

次に、いつ、お返事ができるかを書いていきましょう

お礼を伝えよう!
  • I will return on 30th April, an will address emails as quickly as possible.
    4/30に戻る予定です。受信したメールはできるだけ早くお返事します
  • I will be back to the office on 30th April, and reply emails in the order.
    私は4/30にオフィスに戻り、順番にお返事いたします

緊急時の連絡先

急ぎの時は、代わりに誰に連絡をしたらいいかも伝えておきましょう。
自分が連絡をしたときに、「〜まで不在です」だけでは不十分ですよね!

お礼を伝えよう!
  • If it is urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    緊急のご用件の場合には、同僚のサトウケイコ(keiko.sato@xxx.com または 333-444-555)へご連絡ください
  • In case you are in urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    お急ぎの場合には、同僚のサトウケイコ(keiko.sato@xxx.com または 333-444-555)へご連絡ください
  • For anything that you cannot wait until my return, please contact Keiko Sato.
    私が戻ることを待つことができない案件については、サトウケイコまでご連絡ください

「〜の場合」「もし〜なら」という時に使うのが”if”です。色々な場面で使えるので、使用頻度がとても高い単語の一つです。そのため、言い換えの表現を覚えておくと便利です。
-in case
-Supposing that~

不在通知メール 例文

それでは例文を併せて見て行きましょう❗️

1-2日不在: x月x日 に戻ります

一番シンプルな形はこの場合かと思います。週末に合わせて金曜日、月曜日に休みを取り、長い週末になる場合などはこの文面で良いと思います。

不在通知例①

Thank you very much for your contact.
Currently I am away from the office, will be back on Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください

3日以上不在: 返事ができない場合

3日以上不在にするのなら、返事が遅れることを伝えておく、もしくは、代わりの連絡先を伝えることが親切です。

不在通知例②

Thank you very much for your email.
I am out of the office and will have delayed or no response to email. I will get back to you as soon as possible when I return on Tuesday, 30th April.

ご連絡ありがとうございます。
ただいまオフィスを不在にしております。
メールの返信は遅れるか、対応致しかねます。4/30 火曜日に戻りますので、できるだけ早くご返信致します。

“As 形容詞 as possible” で、「できるだけ〜」という表現です。同様に、”as 形容詞 as you want” 「好きなだけ〜」という言い方もできます。
– Please come to the office as early as possible tomorrow.
明日はできるだけ早くオフィスに来てください
-You can stay here as long as you want.
あなたが好きなだけここに滞在していていいですよ

3日以上不在: 代わりの連絡先を伝える場合

不在通知例③

Thank you very much for your email.
Currently I am on a business trip until Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください。

【最も使える!】: 返信できない&代わりの連絡先を伝える場合

一番多いのがこのパターンかなと思います

不在通知例④

I am away from the office on vacation from 10th August to 20th August. I will be back in the office on Monday 21st August. If you need assistance during my absence, please contact John Doe at 123-456-7891. I will not be checking emails during my time away.
My apology for this inconvenience.

8月10日から8月20日の期間、休暇のため、不在にしています。
8月21日 月曜日にオフィスに戻ります。
この期間お手伝いが必要でしたら、123-456-7891のジョン・ドーとコンタクトしてください。不在中はメールは確認できません。ご不便をおかけすることを謝罪致します。

不在通知例⑤

I am out of the office until 20th August.
Responses will be delayed during this period. 
For immediate assistance, please contact our reservations centre at reservations@xxx.com.

現在、8月20日まで不在にしております。この間のお返事が遅れます。
急用の場合には、予約課までご連絡ください。

まとめ:不在通知メールの書き方

基本的に含める内容はこの4つです。

書く順番としては・・
  1. 連絡をくれたことへの挨拶
  2. 不在にしている期間
  3. 次回、返信のできる日にち
  4. 緊急時の連絡先


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