【このままコピペできる!】英語不在通知メール テンプレ例文

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イギリス🇬🇧&インドネシア🇮🇩赴任を経験し、ポリグロッツ(POLYGLOTS)にてオンライン英会話講師をしている、エリです。

お休み時期に設定する「自動不在通知」。英語で書くにはどのように書くのかな。

エリ

このままコピペできるように作ってみたよ!ぜひこのページを使って設定してね!

自動不在通知に記載する内容は・・
-連絡をくれたことへの挨拶
-不在にしている期間
-次回、返信のできる日にち
-緊急時の連絡先

▼テンプレートを5つ紹介しているよ!続きを読んでね▼

こんな人が書いています!

留学経験はありませんでしたが、高校の文法の教科書やEnglish Journalさんなどを使って、日々独学。

そのおかげで社会人3年目に、念願だったロンドン🇬🇧駐在2年間を経験することができました。

  • 日本帰国後、英語を使った海外営業担当で、海外出張、ショーケースなど出席、約8年
  • 2023年6月よりインドネシア🇮🇩で働きつつ、ポリグロッツ(POLYGLOTS)にて、オンライン英会話講師3年目です!

英会話講師をさせていただく中での生徒さんからの質問や、多くの駐在員さんから聞く苦労をもとに、何か役に立ちたいと思い、このページを始めました。

詳しいプロフィールはこちらより。

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講師の
国籍
日本人日本人
ネイティブ
日本人
フィリピン人
日本人
フィリピン人
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ネイティブ
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オンラインオンラインオンライン両方両方
特徴①日本語での解説
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目次

【不在通知メール 英語のテンプレ】不在通知メールとは?

不在通知メールは英語でOut of office メール言い、現在オフィスを離れていて、通常よりメールへの対応に時間がかかることを送信者にすぐに知らせる自動応答のことです。

エリ

メールを受信すると、すぐに自動応答としてメッセージが送信されます

今はどこからでもメールが見れちゃう世の中。メールを送るときに、迅速に応答があることを期待します。不在メッセージを設定しておくことで、不在である状況を理解してもらい、受け取る側もそれに応じた対応ができて、便利です

【不在通知メール 英語のテンプレ】含める内容

書く順番としては・・
  1. 連絡をくれたことへの挨拶
  2. 不在にしている期間
  3. 次回、返信のできる日にち
  4. 緊急時の連絡先

必要に応じて、不在にしている理由などを入れてもいいですが、長文よりも、すっきりとした文章が好まれるので
文章の長さも考えながら入れるのがいいかと思います!

ご連絡ありがとうございます

まずは挨拶、連絡をくれたことへのお礼を伝えましょう。

お礼を伝えよう!
  • Hello, thank you very much for your message.
    こんにちは。ご連絡をありがとうございます
  • Thank you for your contact.
    ご連絡をありがとうございます
エリ

“Hello” で始める場合は少しカジュアルになるのでカジュアルな雰囲気を避けたければ”Hello” は入れなくていいでしょう。

現在不在にしています

「現在不在」だと伝えよう!
  • I am out of the office and unable to check emails until 30th April.
    現在不在で、メールの確認を4/30まですることができません
  • Currently I am away from office until 3rd May.
    現在、5/3までオフィスを不在にしています

次回、返信のできる日にち

次に、いつ、お返事ができるかを書いていきましょう。

お礼を伝えよう!
  • I will return on 30th April, an will address emails as quickly as possible.
    4/30に戻る予定です。受信したメールはできるだけ早くお返事します
  • I will be back to the office on 30th April, and reply emails in the order.
    私は4/30にオフィスに戻り、順番にお返事いたします

緊急時の連絡先

急ぎの時は、代わりに誰に連絡をしたらいいかも伝えておきましょう。特に、不在期間が長い場合には、代わりの連絡先があると、連絡した側には有難いですね。

お礼を伝えよう!
  • If it is urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    緊急のご用件の場合には、同僚のサトウケイコ(keiko.sato@xxx.com または 333-444-555)へご連絡ください
  • In case you are in urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    お急ぎの場合には、同僚のサトウケイコ(keiko.sato@xxx.com または 333-444-555)へご連絡ください
  • For anything that you cannot wait until my return, please contact Keiko Sato.
    私が戻ることを待つことができない案件については、サトウケイコまでご連絡ください

「〜の場合」「もし〜なら」という時に使うのが“if”。使用頻度がとても高い単語なので、代わりの表現も一緒に覚えましょう。

  • in case
  • Supposing that ~

【不在通知メール 英語のテンプレ】例文<このままコピペOK>

エリ

それでは例文を見て行きましょう!このままコピペできるので、使ってみてね!

1-2日不在: x月x日 に戻ります

一番シンプルな形はこの場合かと思います。週末に合わせて金曜日、月曜日に休みを取り、長い週末になる場合などはこの文面で良いと思います。

不在通知例①

Thank you very much for your contact.
Currently I am away from the office, will be back on Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください

3日以上不在: 返事ができない場合

3日以上不在にするのなら、返事が遅れることを伝えておく、もしくは、代わりの連絡先を伝えることが親切です。

不在通知例②

Thank you very much for your email.
I am out of the office and will have delayed or no response to email. I will get back to you as soon as possible when I return on Tuesday, 30th April.

ご連絡ありがとうございます。
ただいまオフィスを不在にしております。
メールの返信は遅れるか、対応致しかねます。4/30 火曜日に戻りますので、できるだけ早くご返信致します。

“as 形容詞 as possible” :「できるだけ〜」。

  • Please come to the office as early as possible tomorrow.
    明日はできるだけ早くオフィスに来てください
  • You can stay here as long as possible.
    できるだけ長く、ここに滞在していていいですよ

3日以上不在: 代わりの連絡先を伝える場合

不在通知例③

Thank you very much for your email.
Currently I am on a business trip until Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください。

【最も使える!】: 返信できない&代わりの連絡先を伝える場合

エリ

不在中の代わりの連絡先を伝える、一番多いのがこのパターンかなと思います。

不在通知例④

I am away from the office on vacation from 10th August to 20th August. I will be back in the office on Monday 21st August. If you need assistance during my absence, please contact John Doe at 123-456-7891. I will not be checking emails during my time away.
My apology for this inconvenience.

8月10日から8月20日の期間、休暇のため、不在にしています。
8月21日 月曜日にオフィスに戻ります。
この期間お手伝いが必要でしたら、123-456-7891のジョン・ドーとコンタクトしてください。不在中はメールは確認できません。ご不便をおかけすることを謝罪致します。

不在通知例⑤

I am out of the office until 20th August.
Responses will be delayed during this period. 
For immediate assistance, please contact our reservations centre at reservations@xxx.com.

現在、8月20日まで不在にしております。この間のお返事が遅れます。
急用の場合には、予約課までご連絡ください。

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まとめ:【不在通知メール 英語のテンプレ】書き方

基本的に含める内容はこの4つです。

書く順番としては・・
  1. 連絡をくれたことへの挨拶
  2. 不在にしている期間
  3. 次回、返信のできる日にち
  4. 緊急時の連絡先

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