こんにちは！TOEIC 900点、英検準1級を取得し、ポリグロッツ（POLYGLOTS)でオンライン英会話講師をしている、「エリ（@eigodokugaku17）」です！
お休み時期に設定する「自動不在通知」。英語で書くにはどのように書くのかな。本記事では、「英語での自動不在通知」を、実際にそのまま使える文章を交えて説明していきます。
エリこのままコピペできるように作ってみたよ！ぜひこのページを使って設定してね！
自動不在通知に記載する内容は・・
-連絡をくれたことへの挨拶
-不在にしている期間
-次回、返信のできる日にち
-緊急時の連絡先
▼テンプレートを5つ紹介しているよ！続きを読んでね▼
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＼それぞれどう違うのかな？特徴の違いをまとめてみました。/
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|---|---|---|---|---|---|
| 入会金 | なし | なし | なし | 33,000円 | なし |
| 月謝 | 4ヶ月 79,800円 紹介コードで 10,000円引き！ | 2,640～12,180 円 | 4,980円～ | 235,840円 (32回） | 29,700円〜 |
| レッスン | 45分 | 25分〜 | 25分 | 50分 | 40分 or 50分 |
| 講師の 国籍 | 日本人 | 日本人 or ネイティブ | 日本人 or フィリピン人 | 日本人 or フィリピン人 | 日本人 or ネイティブ |
| オンライン or 通学 | オンライン | オンライン | オンライン | 両方 | 両方 |
| 特徴 | ①日本語での解説 ②充実したアプリ | レッスンはコイン制で家族で分けられる | 日本人講師での日本語付き解説あり | ①初心者向けクラスがメイン ②発音矯正に注力 | 講師は日本人or ネイティブ選択可 |
| ウェブサイト | 詳しく見る | 詳しく見る | 詳しく見る | 詳しく見る | 詳しく見る |
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【自動不在通知 ビジネス英語】不在通知メールとは？
不在通知メールは英語でOut of office メールと言い、現在オフィスを離れていて、通常よりメールへの対応に時間がかかることを送信者にすぐに知らせる自動応答のことです。
エリメールを受信すると、すぐに自動応答としてメッセージが送信されます
今はどこからでもメールが見れちゃう世の中。メールを送るときに、迅速に応答があることを期待します。不在メッセージを設定しておくことで、不在である状況を理解してもらい、受け取る側もそれに応じた対応ができて、便利です！
【自動不在通知 ビジネス英語】含める内容
- 連絡をくれたことへの挨拶
- 不在にしている期間
- 次回、返信のできる日にち
- 緊急時の連絡先
必要に応じて、不在にしている理由などを入れてもいいですが、長文よりも、すっきりとした文章が好まれるので
文章の長さも考えながら入れるのがいいかと思います！
ご連絡ありがとうございます
まずは挨拶、連絡をくれたことへのお礼を伝えましょう。
- Hello, thank you very much for your message.
こんにちは。ご連絡をありがとうございます - Thank you for your contact.
ご連絡をありがとうございます
エリ“Hello” で始める場合は少しカジュアルになるのでカジュアルな雰囲気を避けたければ”Hello” は入れなくていいでしょう。
現在不在にしています
- I am out of the office and unable to check emails until 30th April.
現在不在で、メールの確認を4/30まですることができません - Currently I am away from office until 3rd May.
現在、5/3までオフィスを不在にしています
次回、返信のできる日にち
次に、いつ、お返事ができるかを書いていきましょう。
- I will return on 30th April, an will address emails as quickly as possible.
4/30に戻る予定です。受信したメールはできるだけ早くお返事します - I will be back to the office on 30th April, and reply emails in the order.
私は4/30にオフィスに戻り、順番にお返事いたします
緊急時の連絡先
急ぎの時は、代わりに誰に連絡をしたらいいかも伝えておきましょう。特に、不在期間が長い場合には、代わりの連絡先があると、連絡した側には有難いですね。
- If it is urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
緊急のご用件の場合には、同僚のサトウケイコ（keiko.sato@xxx.com または 333-444-555）へご連絡ください - In case you are in urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms), at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
お急ぎの場合には、同僚のサトウケイコ（keiko.sato@xxx.com または 333-444-555）へご連絡ください - For anything that you cannot wait until my return, please contact Keiko Sato.
私が戻ることを待つことができない案件については、サトウケイコまでご連絡ください
「〜の場合」「もし〜なら」という時に使うのが“if”。使用頻度がとても高い単語なので、代わりの表現も一緒に覚えましょう。
- in case
- Supposing that ~
【自動不在通知 ビジネス英語】例文＜このままコピペOK＞
エリそれでは例文を見て行きましょう！このままコピペできるので、使ってみてね！
1-2日不在： x月x日 に戻ります
一番シンプルな形はこの場合かと思います。週末に合わせて金曜日、月曜日に休みを取り、長い週末になる場合などはこの文面で良いと思います。
Thank you very much for your contact.
Currently I am away from the office, will be back on Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.
ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日（火）に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください
3日以上不在: 返事ができない場合
3日以上不在にするのなら、返事が遅れることを伝えておく、もしくは、代わりの連絡先を伝えることが親切です。
Thank you very much for your email.
I am out of the office and will have delayed or no response to email. I will get back to you as soon as possible when I return on Tuesday, 30th April.
ご連絡ありがとうございます。
ただいまオフィスを不在にしております。
メールの返信は遅れるか、対応致しかねます。4/30 火曜日に戻りますので、できるだけ早くご返信致します。
“as 形容詞 as possible” :「できるだけ〜」。
- Please come to the office as early as possible tomorrow.
明日はできるだけ早くオフィスに来てください - You can stay here as long as possible.
できるだけ長く、ここに滞在していていいですよ
3日以上不在: 代わりの連絡先を伝える場合
Thank you very much for your email.
Currently I am on a business trip until Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.
ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日（火）に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください。
【最も使える！】: 返信できない＆代わりの連絡先を伝える場合
エリ不在中の代わりの連絡先を伝える、一番多いのがこのパターンかなと思います。
I am away from the office on vacation from 10th August to 20th August. I will be back in the office on Monday 21st August. If you need assistance during my absence, please contact John Doe at 123-456-7891. I will not be checking emails during my time away.
My apology for this inconvenience.
8月10日から8月20日の期間、休暇のため、不在にしています。
8月21日 月曜日にオフィスに戻ります。
この期間お手伝いが必要でしたら、123-456-7891のジョン・ドーとコンタクトしてください。不在中はメールは確認できません。ご不便をおかけすることを謝罪致します。
I am out of the office until 20th August.
Responses will be delayed during this period.
For immediate assistance, please contact our reservations centre at reservations@xxx.com.
現在、8月20日まで不在にしております。この間のお返事が遅れます。
急用の場合には、予約課までご連絡ください。
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まとめ：【自動不在通知 ビジネス英語】不在通知メールの書き方
基本的に含める内容はこの4つです。
- 連絡をくれたことへの挨拶
- 不在にしている期間
- 次回、返信のできる日にち
- 緊急時の連絡先
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