使える英語フレーズ

【不在自動通知 ビジネス英語】 例文と件名、場面に合わせたテンプレートを紹介

英会話に慣れてきた方に聞かれる一つが、

質問者さん

休みの時期になるので、Emailに不在通知をしたいと思いますが、
どのような文章を入れたらいいのでしょうか

というもの。

結論は

入れる内容としては

  • 連絡をくれたことへのお礼
  • 現在不在にしています
  • お返事のできる日にち
  • 不在中の緊急コンタクト先

を含ませるのが通常です
それぞれの表現を紹介していきますよ❗️

はじめまして。

エリ

ロンドン駐在2年を経験し、現在は外資系企業にて営業職と、オンライン英会話にて講師をやっている、エリといいます!

現役の英会話講師だからこそ伝えられる、実際に生徒さんからいただいた質問やつまづく点から、同じ悩みを持っている方に伝えられたらと思い、このサイトを始めました。

このページでは

  • 社会人で独学にて英語を勉強している方
  • 現在TOEIC でまずは600点を目標に勉強している方
  • 普段英語を使って仕事をしているけれど、いつも同じ表現ばかり使ってしまう

のために、

Emailの不在通知に使えるテンプレートを覚えられるページです

不在通知メールとは?

不在通知メールは英語でOut of office メール言い、
現在オフィスを離れていて、
通常より電子メールへの対応に時間がかかることを
送信者にすぐに知らせる自動応答
のことです

メールを受信すると、すぐに自動応答としてメッセージが送信されます

便利になった世の中、
人々はEメールを送るときに、迅速に応答があることを期待します
不在メッセージを設定しておくことで、
不在である状況を理解してもらい、不在時の対応を準備することができます

含める内容

書く内容としてはこの順番がいいかと思います

  • 連絡をくれたことへの挨拶
  • 不在にしている期間
  • 次回、返信のできる日にち
  • 緊急時の連絡先

必要に応じては、不在にしている理由などを入れてもいいですが
長文よりも、すっきりとした文章が好まれるので
文章の長さも考えながら入れるのがいいかと思います

ご連絡ありがとうございます

まずは挨拶、連絡をくれたことへのお礼を伝えましょう

  • Hello, thank you very much for your message.
    こんにちは。ご連絡ありがとうございます
  • Thank you for your contact.
    連絡をくださり、ありがとうございます

“Hello” で始める場合は少しカジュアルになるので
カジュアルな雰囲気を避けたければ”Hello” は入れなくていいでしょう

現在不在にしています

  • I am out of the office and unable to check emails until 30th April.
    現在不在で、メールの確認を4月30日まですることができません
  • Currently I am away from office until 3rd May.
    現在、5月3日まで不在にしています

次回、返信のできる日にち

次に、いつ、お返事ができるかを書いていきましょう

  • I will return on 30th April and will address emails as quickly as possible.
    私は4月30日に戻る予定です。受信したメールはできるだけ早くお返事します。
  • I will be back to the office on 30th April, and reply emails in the order.
    私は4月30日にオフィスに戻り、順番にお返事します。

緊急時の連絡先

急ぎの時は、代わりに誰に連絡をしたらいいかも伝えておきましょう
自分が連絡をしたときに、「〜まで不在です」だけでは不十分ですよね❗️

  • If it is urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms.) at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    緊急のご用件の場合は、同僚であるサトウ ケイコ(keiko.sato@xxx.comまたは333-444-555)に連絡してください。
  • In case you are in urgent, please contact my colleague, Keiko Sato (Ms.) at keiko.sato@xxx.com or 333-444-555.
    お急ぎの場合は、同僚であるサトウ ケイコ(keiko.sato@xxx.comまたは333-444-555)に連絡してください。
  • For anything that you cannot wait until my return, please contact Keiko Sato.
    私が戻ることを待つことができない案件については、サトウ ケイコなでご連絡ください。

便利な “if”

「〜の場合」「もし、〜なら」と言う時に使うのが”if”です
いろんな場面で使えるので使用頻度が大変高い単語の一つです

そのため言い換えの表現を覚えておくと便利です

  • In case
  • Supposing that ~

不在通知メール 例文

それでは例文を併せて見て行きましょう❗️

1-2日不在: x月x日 に戻ります

一番シンプルな形はこの場合かと思います
週末に合わせて金曜日、月曜日に休みを取り、長い週末になる場合などは
この文面で良いと思います

Thank you very much for your contact.
Currently I am away from the office, will be back on Tuesday, 30th April.
If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください。

urgent inquiries: 急ぎの案件

3日以上不在: 返事ができない場合

3日以上不在にするのなら、
返事が遅れることを伝えておく、もしくは、代わりの連絡先を伝えることが親切です

Thank you very much for your email.
I am out of the office and will have delayed or no response to email. I will get back to you as soon as possible when I return on Tuesday, 30th April.

ご連絡ありがとうございます。
ただいまオフィスを不在にしております。
メールの返信は遅れるか、対応致しかねます。4/30 火曜日に戻りますので、できるだけ早くご返信致します。

“As soon as possible” できるだけ早く

“As 形容詞 as possible” で、「できるだけ〜」という表現です
同様に、”as 形容詞 as you want” 「好きなだけ〜」という言い方もできます

  • Please come to the office as early as possible tomorrow.
    明日はできるだけ早くオフィスに来てください
  • You can stay here as long as you want.
    あなたが好きなだけここに滞在していていいですよ

3日以上不在: 代わりの連絡先を伝える場合

Thank you very much for your email.
Currently I am on a business trip until Tuesday, 30th April.

If you have any urgent inquiries, please contact xxx@abc.com.

ご連絡ありがとうございます。
現在不在にしており、4月30日(火)に戻ります。
お急ぎの場合は xxx@abc.comへご連絡ください。

【最も使える!】: 返信できない&代わりの連絡先を伝える場合

一番多いのがこのパターンかなと思います

I am away from the office on vacation from 10th August to 20th August. I will be back in the office on Monday 21st August. If you need assistance during my absence, please contact John Doe at 123-456-7891. I will not be checking emails during my time away.
My apology for this inconvenience.

8月10日から8月20日の期間、休暇のため、不在にしています。
8月21日 月曜日にオフィスに戻ります。
この期間お手伝いが必要でしたら、123-456-7891のジョン・ドーとコンタクトしてください。不在中はメールは確認できません。
ご不便をおかけすることを謝罪致します。

I am out of the office until 20th August.
Responses will be delayed during this period. 
For immediate assistance, please contact our reservations centre at reservations@xxx.com.

現在、8月20日まで不在にしております。この間のお返事が遅れます。
急用の場合には、予約課までご連絡ください。

まとめ:不在通知メールの書き方

基本的に含める内容はこの4つです

  • 連絡をくれたことへのお礼
  • 現在不在にしています
  • お返事のできる日にち
  • 不在中の緊急コンタクト先

これで明日から使えますね!

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ABOUT ME
エリ
2年間のロンドン駐在を経験、現役のオンライン英会話講師です。独学でTOEIC900点、英検準1級を習得しました。実際の生徒さんからの質問をもとに、社会人が使えるビジネス英語フレーズ、間違いやすい文法、効率的な勉強方法を、「書けるけど話すのは苦手」という初心者さん向けに紹介しています。無料で勉強法の相談も受けていますので気軽にお問い合わせください!
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