使える英語フレーズ

【英語でビジネスメール】書き出しはどう書く? そのままコピペできるテンプレートを紹介

質問者さん

英語でメールを送るとき、時間がかかってしまいます

定型文といえる表現はあるのでしょうか?

はじめまして。

エリ

ロンドン駐在2年を経験し、現在は外資系企業にて営業職と、オンライン英会話にて講師をやっている、エリといいます!

留学経験はありませんでしたが、2年間のロンドン駐在でビジネス英語を実践にて習得、
現在は東京で、外国人上司の下、英語での商談や海外出張の日常に加え、オンラインで英会話講師をしています。
TOEICは900点達成、英検準1級も取得しています。

このブログでは、実際の英会話講師だからこそ伝えられる
生徒さんからの質問やつまづきやすい点から、覚えておくと便利なフレーズや勉強法を紹介しています。

このページでは

  • ビジネスパーソンで、仕事で英語が必要になり、勉強している方
  • TOEIC でまずは600点を目標に勉強している方
  • 普段英語を使って仕事をしているけれど、いつも同じ表現ばかり使ってしまう

のために、

英語で提案メールを送る際に使える定型文を覚え、
コピペしていただけるような表現を習得、そしてそれに関連する表現を紹介します

書き出し

一番悩むのが書き出しですよね
何でもスタート部分はとても大切です

挨拶

スタートで最も使うのは朝、昼、夜の挨拶ではないでしょうか

  • Good morning,
  • Good afternoon,
  • Good evening,

日本語の文章であっても、
「おはようございます」から始めること、ありますよね

英語も同じです。


私がよく使うのはこちらです
「〜よりご挨拶」、「〜よりこんにちは」と言った挨拶です

  • Greetings from xx Tokyo !
  • Warm greetings from xx Tokyo !


“xx Tokyo” には企業名を入れてくださいね
これはとても便利な文章です

慣れてきたり、また、メールのやりとりが続いてきたら、

  • Greetings from Sunny Tokyo!
  • Greetings from Rainy Tokyo!


など、天気を交えてもいいですね

自己紹介

続いて自分について伝えましょう

This is xx [名前] from Sales department, responsible for international market. It is very nice e-meeting you.
私はセールス部のxx [名前]で、海外マーケットの担当をしています
どうぞ宜しくお願い致します


と、続けていきます
This is xx [名前] は、もちろん、My name is xx [名前] でも良いですね

自分がどのような担当をしている者なのかを伝える
今後、更に取引の出来る機会が増えるかもしれません

It is very nice e-meeting you.
はとても便利な文面で、
特に、別の国に住む方へ送る場合、頻繁に用いられます

直接お会いできるしているわけではないけれど、
初めまして、e-mail上でどうぞ宜しくという具合ですね💫
この一言が加えられるだけで、

英語の文章に慣れている様子が伝えられるのではないかなと思います

メールの要件

それでは、なぜメールをしているのかを明白に伝えましょう

✅興味を持ってくれたこと、連絡をくれたことにお礼を伝えます

Thank you very much for your interest to xx Tokyo !
この度はxx Tokyoに興味を持ってくださり、有難うございます

It is very honored to hear from you.
ご連絡をくださいましたこと、光栄に思います

まずは、興味を持ってくれ、自分の会社に連絡をくれたことにお礼を述べます
その方と連絡を取らせてもらえることに感謝を伝えると相手も気持ちが良いですね

✅そして、なぜメールを送っているのか、伝えてみましょう

I am writing to you about the new project.
私はこの新しいプロジェクトについて、あなたへ連絡をしています

I would like to inform about the new project.
あなたへ新しいプロジェクトについてお伝えしたいと思っています

“I am writing to you about ~” : ~について、あなたへ連絡しています
“I would like to inform about ~”: ~について、お伝えしたいです

この表現は、プレゼンを始めるときにも使える表現ですが
「何について連絡しているか」ということを明白に伝える、重要な表現です

👇プレゼンで使える有効的な展開方法、PREP 法についてはこちらで紹介しています👇

【英語でプレゼン】初心者向け PREPで使えるフレーズをマスターPREP という話の展開法をご存知でしょうか。主張、理由、具体例、主張、の順番で話を展開する、方法です。英語初心者でも、各場面で使えるフレーズを紹介しています。 ...

本文

話を続けていく上での便利なフレーズをいくつかご紹介します

文章の展開

  • First of all… : まず・・
  • Secoundly… : 続いて・・
  • Lastly.. : 最後に・・

もしくは、今日はいくつのトピックを話すか、ということを伝えることもいいですね

  • There are 3 topics to cover today.
  • I am going to talk about 3 topics today.

今日は3つのトピックについて話します

“cover”「覆う」の意味のカバーと同じです
「3つの内容をカバーします」と日本語でもいうことができますよね

断る、残念ながら・・を伝える

お断りする、
お願いされていることが出来ないことを伝えないといけない場合には
残念な気持ちを伝えることも大切です

  • Unfortunately.. : 残念ながら
  • Please allow me to inform you that.. : お伝えさせていただいたいのですが…

これらを用いながら段落を変えていったら、
読み手にも読みやすい文章が仕上がっていきます

締めくくり

それでは最後の文章でくくっていきましょう❗️

質問があったら

Would be greatly appreciated if you could give us feedback by xx [日付], so that we can proceed the necessary arrangement.
xx までにフィードバックを頂けますと幸いです
頂いた後、必要な手続きを進めさせて頂きます

送りっぱなしではなく、
「いつまでにお返事が欲しい」、ということを伝えておきますとスムーズですね

Thank you so much for your considering to xx Tokyo.
Please feel free to contact us anytime should you have questions or need any assistance.

改めまして、この度はxx Tokyoをご検討くださり、誠に有難うございます
何かご不明点や弊社にてできる事がございましたらいつでもご連絡ください

今回の御礼を改めて伝え、今後に続くように一言加えましょう

「質問がある場合には」

  • Should you have any questions,
  • If you have any questions,
  • In case you have any questions,

この表現はよく使いますね

そして if はこの部分のみでなく、多く使う単語かと思います
他の部分で、 if を何度も使っていたら、
最後には“should you have ~” “In case ~” で繋げることがいいかと思います

お返事お待ちしています

We look forward to the opportunity of working with you to ensure the success of this inquiry.
今回のお問い合わせに対し、ご一緒にお仕事をさせて頂けることを楽しみにしております

この、“look forward to”はとても便利な言い回しです
「楽しみにしている」と訳される言い方ですが、
ビジネス、カジュアルの場面で頻繁に用いられます

look forward to hearing from you:
お返事を楽しみにしています= お返事をお待ちしています

look forward to meeting you tomorrow:
明日会えることを楽しみにしています

気をつけるポイントは、look forward to の後は、名詞が続くことです。
そのため、聞く(hear), 会う(meet)など動詞を付ける場合にはing を付けて動名詞にします。

どうぞ宜しく/ 敬具

日本語のビジネスメールでは、
「宜しくお願いします」で終える方が多いですね

英語にはその言葉に直訳的に代わるものはありませんが、
日本語で言う、「敬具」のような意味を持つ単語で締めくくります

  • Thanks, <カジュアル>
  • Regards,
  • Best regards,
  • With regards,
  • Warmest regards,
  • Yours Sincerely,   <フォーマル>

上から、カジュアル→フォーマル、の順に並べてみました

明確な線引きはありませんが、
同僚との関係で、Thanks, Best Regards,
公式なメールやお知らせの通知で、Yours Sincerely, を使います

一番最後に“,(カンマ)” が入ることもお忘れなく❗️

 

エリ

いかがでしたか
日本語のメールにも定型文があるように、英語にも定型文があります


一度慣れてしまえば自分の言葉で書けるようになるので
是非覚えていきましょう❗️



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ABOUT ME
エリ
2年間のロンドン駐在を経験、現役のオンライン英会話講師です。独学でTOEIC900点、英検準1級を習得しました。実際の生徒さんからの質問をもとに、社会人が使えるビジネス英語フレーズ、間違いやすい文法、効率的な勉強方法を、「書けるけど話すのは苦手」という初心者さん向けに紹介しています。無料で勉強法の相談も受けていますので気軽にお問い合わせください!
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