【このままコピペOK!】英語でビジネスメールのテンプレート

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イギリス🇬🇧とインドネシア🇮🇩赴任を経験し、ポリグロッツ(POLYGLOTS)でオンライン英会話講師をしている、エリです。

本記事では「英語のビジネスメールの書き出し」で使える表現を紹介していきます。

エリ

今日からすぐに使える例文も紹介していくよ!

.

こんな人が書いています!

留学経験はありませんでしたが、高校の文法の教科書やEnglish Journalさんなどを使って、日々独学。

そのおかげで社会人3年目に、念願だったロンドン🇬🇧駐在2年間を経験することができました。

  • 日本帰国後、英語を使った海外営業担当で、海外出張、ショーケースなど出席、約8年
  • 2023年6月よりインドネシア🇮🇩で働きつつ、ポリグロッツにて、オンライン英会話講師3年目です!

英会話講師をさせていただく中での生徒さんからの質問や、多くの駐在員さんから聞く苦労をもとに、何か役に立ちたいと思い、このページを始めました。

詳しいプロフィールはこちらより。

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目次

【英語でビジネスメール】書き出し

一番悩むのが書き出しですよね。何でもスタート部分はとても大切です!

挨拶

スタートで最も使うのは朝、昼、夜の挨拶ではないでしょうか。

例文
  • Good morning,
  • Good afternoon,
  • Good evening,

日本語の文章であっても、「おはようございます」から始めること、ありますね。英語も同じです。


私がよく使うのはこちらです。「〜よりご挨拶」、「〜よりこんにちは」と言った挨拶

例文
  • Greetings from xx Tokyo !
  • Warm greetings from xx Tokyo !


“xx Tokyo” には企業名を入れてください。これはとても便利な文章です。
慣れてきたり、また、メールのやりとりが続いてきたら、

  • Greetings from Sunny Tokyo!
  • Greetings from Rainy Tokyo!


など、天気を交えてもいいですね。

自己紹介

続いて自分について伝えましょう

This is xx [名前] from Sales department, responsible for international market. It is very nice e-meeting you.
私はセールス部のxx [名前]で、海外マーケットの担当をしています
どうぞ宜しくお願い致します


と、続けていきます。This is xx [名前] は、もちろん、My name is xx [名前] でも良いですね

自分がどのような担当をしている者なのかを伝えると今後、更に取引の出来る機会が増えるかもしれません。

It is very nice e-meeting you.
はとても便利な文面で、特に、別の国に住む方へ送る場合、頻繁に用いられます

直接お会いできるしているわけではないけれど、初めまして、e-mail上でどうぞ宜しくという具合です。
この一言が加えられるだけで、
英語の文章に慣れている様子が伝えられるのではないかなと思います

メールの要件

それでは、なぜメールをしているのかを明白に伝えましょう。
興味を持ってくれたこと、連絡をくれたことにお礼を伝えます。

Thank you very much for your interest to xx Tokyo ! It is very honored to hear from you.
この度はxx Tokyoに興味を持ってくださり、有難うございます。ご連絡をくださいましたこと、光栄に思います

まずは、興味を持ってくれ、自分の会社に連絡をくれたことにお礼を述べます。その方と連絡を取らせてもらえることに感謝を伝えると相手も気持ちが良いですね。

そして、なぜメールを送っているのか、伝えてみましょう。

I am writing to you about the new project. I would like to inform about the new project.
私はこの新しいプロジェクトについて、あなたへ連絡をしています。あなたへ新しいプロジェクトについてお伝えしたいと思っています。

“I am writing to you about ~” : ~について、あなたへ連絡しています
“I would like to inform about ~”: ~について、お伝えしたいです

この表現は、プレゼンを始めるときにも使える表現ですが「何について連絡しているか」ということを明白に伝える、重要な表現。

▼プレゼンで使える有効的な展開方法、PREP 法についてはこちらで紹介しています▼

【英語でビジネスメール】本文

話を続けていく上での便利なフレーズをいくつかご紹介します

文章の展開

例文
  • First of all… : まず・・
  • Secoundly… : 続いて・・
  • Lastly.. : 最後に・・

もしくは、今日はいくつのトピックを話すか、ということを伝えることもいいですね

例文
  • There are 3 topics to cover today.I am going to talk about 3 topics today.
  • 今日は3つのトピックについて話します

“cover”「覆う」の意味のカバーと同じ。「3つの内容をカバーします」と日本語でもいうことができます。

断る、残念ながら・・を伝える

お断りする、お願いされていることが出来ないことを伝えないといけない場合には残念な気持ちを伝えることも大切。

例文
  • Unfortunately.. : 残念ながら
  • Please allow me to inform you that.. : お伝えさせていただいたいのですが…

これらを用いながら段落を変えていったら、読み手にも読みやすい文章が仕上がっていきます。

【英語でビジネスメール】締めくくり

それでは最後の文章でくくっていきましょう❗️

質問があったら

Would be greatly appreciated if you could give us feedback by xx [日付], so that we can proceed the necessary arrangement.
xx までにフィードバックを頂けますと幸いです。頂いた後、必要な手続きを進めさせて頂きます。

送りっぱなしではなく、「いつまでにお返事が欲しい」、ということを伝えておきますとスムーズですね。

Thank you so much for your considering to xx Tokyo.
Please feel free to contact us anytime should you have questions or need any assistance.
改めまして、この度はxx Tokyoをご検討くださり、誠に有難うございます
何かご不明点や弊社にてできる事がございましたらいつでもご連絡ください

今回の御礼を改めて伝え、今後に続くように一言加えましょう。
「質問がある場合には」

例文
  • Should you have any questions,
  • If you have any questions,
  • In case you have any questions,

この表現はよく使います。
そして if はこの部分のみでなく、多く使う単語かと思います。他の部分で、 if を何度も使っていたら、
最後には“should you have ~” “In case ~” で繋げることがいいかと思います。

お返事お待ちしています

We look forward to the opportunity of working with you to ensure the success of this inquiry.
今回のお問い合わせに対し、ご一緒にお仕事をさせて頂けることを楽しみにしております

この、“look forward to”はとても便利な言い回し。「楽しみにしている」と訳される言い方ですが、ビジネス、カジュアルの場面で頻繁に用いられます。

look forward to hearing from you:
お返事を楽しみにしています= お返事をお待ちしています
look forward to meeting you tomorrow:
明日会えることを楽しみにしています

気をつけるポイントは、look forward to の後は、名詞が続くことです。
そのため、聞く(hear), 会う(meet)など動詞を付ける場合にはing を付けて動名詞にします。

どうぞ宜しく/ 敬具

日本語のビジネスメールでは、「宜しくお願いします」で終える方が多いです。
英語にはその言葉に直訳的に代わるものはありませんが、日本語で言う、「敬具」のような意味を持つ単語で締めくくります

例文
  • Thanks, <カジュアル>
  • Regards,
  • Best regards,
  • With regards,
  • Warmest regards,
  • Yours Sincerely,   <フォーマル>

上から、カジュアル→フォーマル、の順に並べてみました

明確な線引きはありませんが、同僚との関係で、Thanks, Best Regards, 公式なメールやお知らせの通知で、Yours Sincerely, を使います。




\その他にも明日すぐ使えるフレーズを紹介しています/

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